در حوزه مشاوره کسب و کار، اصطلاحات امکان سنجی و پیش امکان سنجی زیاد به گوش می خورند. سوالی که پیش می آید این است که آیا این دو اصطلاح با هم تفاوت دارند یا خیر؟ در سری محتواهای قبلی آسان مشاور به معرفی امکان سنجی پرداختیم. در این مقاله، تعریف پیش امکان سنجی، زمان مناسب انجام آن، مراحل اجرای مطالعه و تفاوت آن با امکان سنجی تفصیلی را بررسی می کنیم. نتیجه PFS یک تصمیم اولیه درباره ادامه بررسی، اصلاح ایده یا توقف آن است و به معنای تضمین سودآوری پروژه نیست.
نقش انواع مطالعات در پروژه های حوزه کسب و کار
گزارش امکان سنجی (FS) و پیش امکان سنجی (PFS) هر دو در فرایند برنامه ریزی و اجرای پروژه های مختلف نقش مهمی ایفا می‌کنند. با این حال، این دو مفهوم اگرچه ظاهراً مشابه به نظر می‌رسند، اما تفاوت های مهمی با یکدیگر دارند که توجه به آنها می‌تواند در موفقیت پروژه ها بسیار حائز اهمیت باشد.
گزارشات پیش امکان سنجی به بررسی امکان پذیری اولیه یک پروژه می‌پردازد و معمولاً در مراحل ابتدایی برنامه ریزی انجام می‌شود. این مطالعات به شناسایی و ارزیابی اجمالی فرصت ها و چالش های پیش روی پروژه کمک می‌کند و به تصمیم‌گیری در مورد اجرا یا عدم اجرای پروژه کمک می‌نماید.
در مقابل، مطالعات امکان سنجی به تحلیل دقیق تر و جامع تر جنبه های مختلف پروژه می‌پردازد و پس از تأیید امکان پذیری اولیه انجام می‌شود. این مطالعات با عمق و شواهد بیشتر، جنبه های بازار، فنی، مالی، اقتصادی و در صورت ارتباط اجتماعی و محیط زیستی پروژه را بررسی می کنند. میزان جزئیات و سطح دقت برآوردها باید متناسب با مرحله تصمیم گیری و شرح خدمات باشد.
اهمیت مطالعات پیش امکان سنجی(PFS)
پیش امکان سنجی یا اصطلاحا (Pre Feasibility Study)، به عنوان اولین مرحله از مراحل برنامه ریزی پروژه به بررسی امکان اجرای یک پروژه می‌پردازد. و هدف آن شناسایی و ارزیابی چشم انداز های پیش روی پروژه می باشد. در واقع، پیش امکان سنجی برای غربال اولیه گزینه ها و تصمیم درباره ورود به مرحله بررسی تفصیلی یا کنار گذاشتن ایده انجام می شود. در ادامه به بررسی دلایل اهمیت این مطالعات پیش از اجرای پروژه و مزایایی که دارد می پردازیم. این موارد عبارتند از:
کاهش ریسک:
این مطالعات با شناسایی موانع و رفع چالش های احتمالی، امکان بررسی و کاهش ریسک های پروژه را فراهم می کند.
بهبود تصمیم گیری:
این نوع مطالعات، اطلاعات ارزشمندی را برای تصمیم‌گیری در مورد توجیه پذیری پروژه ارائه می‌دهد. تا به مدیران در انتخاب بهترین گزینه ها کمک کنند.
صرفه جویی در زمان و هزینه:
با انجام PFS می توان برخی گزینه های نامناسب را پیش از هزینه کردن برای بررسی تفصیلی شناسایی کرد. با این حال، صرفه جویی در زمان و هزینه قطعی نیست و به کیفیت داده ها و پیچیدگی پروژه بستگی دارد.
تخصیص بهینه منابع:
با شناسایی نیاز های واقعی پروژه، می توان منابع را به طور بهینه تری تخصیص داد.
بهبود برنامه ریزی و مدیریت پروژه:
این مطالعات، به ارائه برآورد اولیه از هزینه ها، زمان بندی و نیازهای منابع کمک می‌کند. این مطالعات همچنین، به ایجاد برنامه ریزی دقیق تر و مدیریت مؤثرتر پروژه کمک می‌کنند.
به طور کلی، این مطالعات در ابتدای پروژه انجام می شوند تا مشخص شود آیا صرف زمان و منابع برای بررسی تفصیلی یک ایده توجیه دارد یا خیر. به عنوان مثال، بررسی طرح های توجیهی صنعتی می تواند به شناخت تنوع فناوری، ظرفیت و الزامات سرمایه گذاری کمک کند؛ اما جایگزین پیش امکان سنجی اختصاصی پروژه نیست.
فرآیند اجرای مطالعات پیش امکان سنجی (PFS)
بررسی پیش امکان سنجی، همانطور که پیش تر گفتیم، گامی حیاتی در ارزیابی یک ایده یا پروژه قبل از اجرای کامل آن است. این مطالعات به شما کمک می کنند قابلیت اجرایی، منابع لازم و توجیه اولیه ایده سرمایه گذاری را با فرضیات مشخص ارزیابی کنید. برای مقایسه نمونه پروژه ها نیز می توان از دسته طرح توجیهی استفاده کرد، اما نتیجه هیچ نمونه عمومی به منزله تایید پروژه مشخص نیست. برای پروژه های نیازمند زمین و تاسیسات، بررسی محدودیت های مکان، دسترسی و جانمایی اولیه ضروری است و در صورت نیاز می توان از خدمات طراحی سایت پلان در مرحله مناسب استفاده کرد؛ طراحی اجرایی کامل معمولا جزو خروجی پیش امکان سنجی مقدماتی نیست.
مراحل کلی اجرای مطالعات پیش امکان سنجی:
در ادامه به بررسی برخی از مراحل اصلی این نوع مطالعات می پردازیم.
۱. تعریف دقیق پروژه:
اهداف پروژه: به طور واضح و مشخص اهداف پروژه را تعیین کنید.
محصول یا خدمت: محصول یا خدمتی که قرار است ارائه شود را به طور دقیق توصیف کنید. برای نمونه، در طرح توجیهی پرورش قارچ دکمه ای باید پیش از ورود به محاسبات تفصیلی، تعداد سالن ها، نوع کمپوست، چرخه تولید و مقدار محصول قابل فروش در یک سناریوی اولیه مشخص شود.
بازار هدف: مشتریان بالقوه و بازار هدف خود را شناسایی کنید.
۲. جمع آوری اطلاعات:
۱) اطلاعات بازار: بررسی اندازه بازار، روند های بازار، رقبا، سهم بازار و همچنین بررسی قیمت گذاری در این قسمت انجام می گیرد. برای شناخت شیوه های گردآوری شواهد تقاضا و ارزیابی رقبا، مقاله روش های تحلیل بازار می تواند راهنمای مرحله مقدماتی باشد.
۲) اطلاعات فنی: فناوری های مورد نیاز، ظرفیت تقریبی، زیرساخت ها، الزامات قانونی و استانداردهای مرتبط در این بخش بررسی می شوند. برای مثال، در طرح توجیهی تولید کیسه حبابدار، انتخاب میان خرید فیلم آماده و احداث خط کامل تولید فیلم و تبدیل آن به کیسه، دامنه تجهیزات و سرمایه لازم را تغییر می دهد.
۳) اطلاعات مالی: اطلاعات مربوط به هزینه های اولیه، هزینه های جاری، پیش بینی درآمد و منابع تامین مالی در این قسمت مورد مطالعه قرار می گیرد. نمونه ای از تفکیک ظرفیت، هزینه اولیه و فرض های فروش در طرح توجیهی تولید و بسته بندی میوه خشک دیده می شود؛ ارقام چنین نمونه هایی باید با محل اجرا و استعلام های پروژه واقعی تطبیق داده شوند.
۳. تحلیل اطلاعات:
۱) تحلیل SWOT: نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای پروژه را شناسایی کنید.
۲) تحلیل مالی: شامل تهیه صورت حساب های مالی پیش‌بینی شده، محاسبه نرخ بازده داخلی (IRR) و محاسبه دوره بازگشت سرمایه (Payback period) می باشد.
۳) تحلیل ریسک: شناسایی و ارزیابی ریسک‌های احتمالی
۴) تحلیل حساسیت: بررسی تأثیر تغییرات در متغیرهای کلیدی بر نتایج مالی؛ برای مثال اثر قیمت فروش، ظرفیت بهره برداری و هزینه مواد اولیه بر بازده. روش انجام این کار در مقاله تحلیل حساسیت در مدل های مالی طرح های سرمایه گذاری توضیح داده شده است.
۴. ارائه گزارش:
خلاصه مدیریتی: خلاصه ای کوتاه و قابل فهم از کل مطالعه
معرفی پروژه: توضیحی جامع درباره ایده کسب و کار و اهداف پروژه
تحلیل بازار: بررسی بازار هدف و رقبا
برنامه عملیاتی: شرح چگونگی اجرای پروژه، برنامه زمانی و منابع مورد نیاز
تحلیل مالی: پیش‌بینی درآمدها، هزینه‌ها و جریان نقدینگی
ارزیابی ریسک: شناسایی و ارزیابی ریسک های احتمالی
نتیجه گیری و توصیه ها: نتیجه‌گیری کلی از مطالعه و ارائه توصیه‌ها برای تصمیم‌گیری
معرفی ابزار های مفید برای اجرای مطالعات
۱) نرم‌افزار های تحلیل مالی: برای تهیه صورت‌های مالی پیش‌بینی شده و محاسبه شاخص‌های مالی
۲) نرم‌افزار های ترسیم نمودار و جدول: برای نمایش بصری داده‌ها
۳) نرم‌افزار های شبیه سازی: برای شبیه‌سازی سناریوهای مختلف و ارزیابی ریسک
۴) ابزار های تحقیق بازار: برای جمع‌آوری اطلاعات درباره بازار و رقبا
مطالعات پیش امکان سنجی ابزاری برای تصمیم گیری آگاهانه پیش از صرف هزینه های اصلی است و می تواند به شناسایی پروژه های پرریسک کمک کند، اما موفقیت هیچ پروژه ای را تضمین نمی کند. با انجام این مطالعات، می‌توانید تصمیمات آگاهانه تری گرفته و منابع خود را بهینه تخصیص دهید.
چالش های انجام مطالعات پیش امکان سنجی
این نوع مطالعات، به عنوان اولین گام در ارزیابی یک ایده یا پروژه، از اهمیت بالایی برخوردار است. با این حال، اجرای این مطالعات با چالش هایی همراه است که در صورت عدم مدیریت صحیح، می‌تواند بر نتایج مطالعه و تصمیم گیری نهایی تأثیر بگذارد. در ادامه به برخی از مهم ترین چالش های موجود در انجام گزارش پیش امکان سنجی می‌پردازیم:
۱. دسترسی به داده‌های دقیق و به‌روز:
داده های پراکنده: داده های مورد نیاز برای این نوع مطالعات اغلب در منابع مختلف پراکنده هستند.
داده های ناکافی: ممکن است داده های کافی و قابل اعتمادی برای برخی از متغیر های کلیدی وجود نداشته باشد. در این وضعیت، تعیین دامنه خدمات مطالعات و تحقیقات کسب و کار و ثبت فرضیات، منابع و میزان عدم قطعیت داده ها اهمیت دارد.
تغییرات سریع بازار: بازار های امروزی به سرعت در حال تغییر هستند و داده های قدیمی ممکن است دیگر قابل اعتماد نباشند.
۲. تخمین دقیق هزینه ها و درآمد ها:
۱) تغییرات نرخ ارز: نوسانات نرخ ارز می‌تواند بر هزینه های وارداتی و درآمدهای صادراتی تأثیرگذار باشد.
۲) تغییرات قیمت مواد اولیه: تغییرات قیمت مواد اولیه می‌تواند هزینه‌های تولید را به‌طور قابل توجهی تحت تأثیر قرار دهد.
۳) تغییرات هزینه های نیروی کار: افزایش یا کاهش هزینه های نیروی کار می‌تواند بر هزینه های تولید تأثیرگذار باشد.
۳. پیش‌بینی روندهای آینده:
تغییرات تکنولوژیکی: پیش‌بینی تغییرات تکنولوژیکی و تأثیر آن بر بازار و محصول بسیار دشوار است.
تغییرات سلیقه مصرف کنندگان: تغییرات سلیقه مصرف‌کنندگان می‌تواند بر تقاضا برای محصول یا خدمت تأثیرگذار باشد.
رویدادهای غیرمنتظره: رویدادهای غیرمنتظره مانند بحران‌های اقتصادی، جنگ‌ها و بلایای طبیعی می‌توانند بر نتایج پیش‌بینی‌شده تأثیر بگذارند.
۴. عدم قطعیت در محیط کسب‌وکار:
رقابت شدید: رقابت شدید در بازار می‌تواند پیش‌بینی آینده را دشوار کند.
سیاست های دولت: تغییرات در سیاست‌های دولت می‌تواند بر محیط کسب‌وکار تأثیرگذار باشد.
عوامل محیطی: عوامل محیطی مانند تغییرات آب و هوایی می‌توانند بر برخی از صنایع تأثیرگذار باشند.
۵. محدودیت‌های زمانی و بودجه‌ای:
زمان محدود: انجام مطالعات پیش امکان‌سنجی دقیق و جامع نیازمند زمان کافی است.
بودجه محدود: محدودیت‌های بودجه‌ای می‌تواند مانع از انجام مطالعات کامل و دقیق شود.
۶. پیچیدگی پروژه‌ها:
پروژه های بزرگ و پیچیده: پروژه های بزرگ و پیچیده نیازمند مطالعات گسترده و تخصصی هستند.
تعدد عوامل موثر: در پروژه های پیچیده، تعداد زیادی از عوامل مختلف بر موفقیت پروژه تأثیرگذار هستند.
۷. عدم دسترسی به متخصصان:
کمبود متخصصان: در برخی موارد، ممکن است دسترسی به متخصصان مورد نیاز برای انجام این گونه مطالعات دشوار باشد.
هزینه بالای مشاوران: هزینه بالای استخدام مشاوران متخصص می‌تواند برای برخی از کسب‌وکارها قابل‌تحمل نباشد.
راهکار های مقابله با چالش‌ها:
استفاده از روش های پیش بینی:
استفاده از روش‌های پیش‌بینی مانند تحلیل رگرسیون، شبیه‌سازی و سناریو نویسی می‌تواند به کاهش عدم قطعیت کمک کند.
جمع آوری داده‌های متنوع:
جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف و استفاده از روش‌های مختلف تحلیل داده‌ها می‌تواند به افزایش دقت نتایج کمک کند.
در نظر گرفتن سناریوهای مختلف:
بررسی سناریوهای مختلف می‌تواند به درک بهتر ریسک های موجود کمک کند.
انجام مطالعات حساسیت:
انجام مطالعات حساسیت می‌تواند به ارزیابی تأثیر تغییرات در متغیرهای کلیدی بر نتایج پروژه کمک کند.
استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی:
استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی می‌تواند به تسهیل انجام پیش امکان سنجی کمک کند.
مشاوره با متخصصان:
مشاوره با متخصصان در زمینه‌های مختلف می‌تواند به بهبود کیفیت مطالعات کمک کند.
با وجود چالش های موجود، انجام مطالعات پیش امکان‌سنجی همچنان از اهمیت بالایی برخوردار است. با شناسایی و مدیریت این چالش ها، می‌توان از نتایج دقیق و قابل اعتماد این مطالعات برای تصمیم گیری بهتر استفاده کرد.
گزارش پیش امکان سنجی یک ابزار قدرتمند برای ارزیابی و تصمیم گیری در مورد پروژه‌های کسب و کار است. با انجام این مطالعات می توانید فرضیات اصلی ایده را آزمایش کنید، نقاط ضعف را زودتر بشناسید و درباره ادامه، اصلاح یا توقف پروژه با آگاهی بیشتری تصمیم بگیرید.
از شما دعوت می‌کنیم در یک جلسه مشاوره تخصصی شرکت کنید تا ضمن بررسی دقیق تفاوت‌ها و کاربردهای مطالعات امکان‌سنجی و پیش‌امکان‌سنجی، مناسب‌ترین رویکرد متناسب با پروژه‌ها و اهداف کسب‌وکار شما ارائه گردد.
