گردآوری و بررسی مستندات ماشین آلات مرتبط با نیاز یک پروژه و در صورت توافق، تنظیم جدول فنی قابل مقایسه و فهرست ابهام هایی که باید از تامین کننده پرسیده شود.

خیر. کاتالوگ غالبا اطلاعات عمومی مدل را ارائه می دهد. پیشنهاد فنی دامنه تامین یک سفارش را مشخص می کند و پیش فاکتور شرایط تجاری و قیمت را بیان می کند.

خیر. موجودی، قیمت، زمان تحویل و امکان خرید یا واردات باید جداگانه از تامین کننده و در زمان موردنظر استعلام شوند.

واحد ظرفیت، نوع و ابعاد محصول مرجع، کیفیت خروجی، شرایط آزمون، زمان توقف و راندمان عملیاتی مورد انتظار ضروری اند.

نه لزوما. زبان اسناد به سازنده وابسته است و ترجمه تخصصی تمام یا بخشی از مدارک فقط در صورت توافق در شرح خدمات ارائه می شود.

خیر. تامین کنندگان و سازندگان داخلی و خارجی می توانند در محدوده توافق شده بررسی شوند؛ دسترسی به پاسخ هر تامین کننده قابل تضمین نیست.

معمولا خیر. برای تصمیم قطعی، صحت سنجی داده ها، آزمون محصول، ارزیابی خدمات پس از فروش، شرایط قرارداد و سایر مطالعات پروژه نیز مهم اند.

اگر استعلام مالی در دامنه سفارش باشد، قیمت یا پیشنهاد دریافتی با تاریخ، ارز، دامنه شمول و اعتبار درج می شود؛ قیمت آینده قابل تضمین نیست.

امکان درخواست و بررسی اولیه مستندات وجود دارد، اما تایید رسمی اصالت یا ممیزی سازنده نیازمند خدمات تخصصی مستقل و توافق صریح است.

اطلاعات کاتالوگ می تواند ورودی برآورد فنی و سرمایه گذاری باشد، ولی طرح توجیهی علاوه بر تجهیزات، بازار، هزینه های عملیاتی، تامین مالی و ریسک ها را بررسی می کند.

بسته به قرارداد: فهرست مستندات، کاتالوگ های قابل ارائه، جدول مشخصات و مقایسه، فهرست پرسش های باز و گزارش خلاصه؛ فرمت های قابل ویرایش باید مشخص شوند.

حداقل نام محصول، ظرفیت تقریبی هدف، صنعت و هدف استعلام مفید است. اطلاعات محل نصب، محدودیت بودجه و تجهیزات قبلی دقت بررسی را افزایش می دهد.